こんにちは。株式会社ICUの川島です。
先日、お客さまを訪問した際に、社内の別拠点のスタッフさん同士が、ちょっとした確認を“メール”でやり取りされている場面を目にしました。
メールなので、当然きちんとしていて、
「○○様
お疲れ様です。（部署名）の△△です。」
という形から始まります。
それが一往復なら問題ないのですが、同じ会社の中で、短いやり取りが何度も続くと……これは正直、大変そうだなと感じました。
データや文章を「社内で確認する」ことが増えた時代
いまの仕事は、「社内でデータや文章を確認すること」が本当に増えました。
見積書、請求書、写真、申請書類、シフト表、チラシ案、求人原稿、社内ルールの文章など。
“確認して、直して、もう一度確認して”の繰り返しです。
この「確認の往復」が増えるほど、メールは少しずつ重たくなります。
件名を考え、宛先やCCを気にし、挨拶を書き、過去のメールを探し……。
連絡の主役が「用件」ではなく「形式」になってしまうと、無駄な時間が増えて負担になってきますよね。
そこで選択肢になるのが「ビジネスチャット」
そこで選択肢として出てくるのが、Chatworkのような「ビジネスチャット」です。
（他にも Slack / Teams / LINE WORKS など、いろいろあります）
ビジネスチャットが効くのは、まさにこの「確認の往復」が多い場面です。
特に、まず効果が出やすいのはこのあたりです。
・用件中心でやり取りでき、やり取りの時間を短縮できる
・写真や資料、スクリーンショットが“その場”で共有しやすい
・タスク機能で「誰が・いつまでに」を見える化できる
・検索できるので、「あの資料どこ？」が減る
「確認した」を運用で揃えられる
たとえば、チャットなら「確認しました」を文章で毎回返さなくても、運用で揃えられます。
・リアクション（スタンプ）で「見ました」を統一する
・依頼はタスクにして、期限を入れる
この2つだけでも、「確認した／していない」「誰がやるの？」がブレにくくなります。
最初は「使い分け」だけ決める
チャットは便利な反面、何も決めずに始めると通知が増えて疲れることがあります。
そのため、最初はルールを増やさず「使い分け」だけ決めるのが一番おすすめです。
・社内の確認・短い連絡 → チャット
・対外的な連絡／正式な依頼・報告 → メール
そして導入も、いきなり全社でなくて大丈夫です。
まずは「資料確認だけ」「写真共有だけ」など、小さく試すと失敗しにくいです。
社内連絡は、目立たないけれど毎日必ず発生する仕事です。
ここが少し軽くなるだけで、現場の余裕が生まれます。
もし「社内の確認が増えて、メールがしんどい」と感じていたら、チャットツールも一度選択肢に入れてみてください。
