大事なファイル、メールで送っていませんか？～やむを得ない場合の「最低限の考え方」

こんにちは。高知県高知市で、情報処理支援機関として中小企業のIT活用や情報管理を支援している、株式会社ICUの川島です。

「急ぎなので、とりあえずメールで送ってください」

仕事をしていると、こうしたやり取りは珍しくありません。
ただし、本来秘密にしておく必要がある重要なファイルを、電子メールで送ること自体がリスクである、という前提は知っておく必要があります。

それでも、業務上どうしてもメールで送らなければならない場面はあります。
今回の記事では、やむを得ずメールで送る場合の“最低限の考え方” を整理してお伝えします。

メールは「中身が見える状態」で管理されている

電子メールは、基本的に“中身を読むことができる形で保存・扱われる仕組み”です。

通信途中が暗号化されている場合もありますが、
メールは送信・受信の過程で、
・送信者が使っている端末
・送信者の送信済みフォルダ（IMAPの場合）
・メール送信経路の中継サーバやバックアップ
・受信者の受信箱（メールサーバ）
・受信者が使っている端末
・転送・複製された別の保存先
など、複数の場所に「閲覧可能な状態」で残ります。

そのため、
・宛先の誤りによる誤送信
・送信経路やサーバ上での盗み見
・メールの不用意な転送
・メールアカウントの乗っ取り
・パソコンやスマートフォンの紛失
といった事故が起きると、第三者が中身をそのまま見られる状態になる可能性があります。

どうしてもメールで送る場合の「最低限のルール」

そこで、どうしてもメールでファイルを送る必要がある場合は、次の点を必ず守ってください。

・添付前にファイル名を見直す
　（個人情報や内容が推測できる名前は避ける）

・ファイルは必ずパスワード付きZIPにする
　（添付ファイル単体で中身を見られない状態にする）
・パスワードは十分に長く、ランダムにする
　（目安は16文字以上、できれば20文字以上。使い回しはしない）
・送信前に宛先を必ず確認する
　（特に宛先入力時のオートコンプリートによる誤送信に注意）

・パスワードはメール以外の方法で伝える
　（電話・SMS・チャットなど。別メールは同じ経路になる可能性があるため避ける）