こんにちは。株式会社ICUの川島です。
仕事をしていると、ふと手が止まる瞬間があります。
「この作業、どうやるんだったっけ？」
そのたびに、過去の資料を探したり、ネットで検索したり、詳しい人に聞いたりして、思い出してから作業に戻る。
この“思い出しタイム”は、1回あたりは小さくても、積み重なると会社全体の生産性をじわじわ下げていきます。
業務が止まる「思い出しコスト」は、静かに積み上がる
私たちの仕事は、状況を判断し、経験や知識を使って手を動かす連続です。
だからこそ、途中で「あれ？」となると、いきなりスピードが落ちます。
しかも厄介なのは、思い出すための行動がだいたい同じこと。
・資料を探す
・検索する
・誰かに聞く
・過去のメールを漁る
そして「誰かに聞く」は、自分の作業だけでなく、相手の作業も止めてしまいます。
この“2人分の停止”が、会社にとって一番もったいないロスです。
「たまにしかやらない作業」こそ、マニュアルが効く
毎日のルーティンは身体が覚えます。
でも、半月に一度、月に一度、2～3ヶ月に一度、年に一回…こういう作業ほど、次にやるときに迷いやすい。
たとえば、こんな作業は典型です。
・請求や締め処理などの月次作業
・年1回の更新（契約、設定、各種申請、棚卸など）
・手順が変わりやすいツール設定やアカウント管理
・担当が変わると引き継ぎが難しい作業
「よくある作業」ではなく、「忘れがちな作業」からマニュアル化する。
ここが、効率化のインパクトが一番大きいポイントです。
マニュアルは「効率化」と「再現性」を同時に上げる
業務マニュアルを作ると、次回の作業がスムーズになります。
具体的には、以下のような効果があります。
1) 調べる時間・聞く時間が減る
マニュアルを見れば進められるので、検索や質問の回数が減ります。
結果として、社内の“ちょい止まり”が減っていきます。
2) 成功パターンが会社に残る（再現性が上がる）
うまくいった手順、ミスしにくいコツ、注意点を記録しておくと、次も同じ成果を出しやすくなります。
属人化していた“職人技”が、会社の資産に変わっていくイメージです。
これが積み上がると、会社全体の生産性が上がり、仕事の品質も安定しやすくなります。
続くマニュアルの作り方と、ツール選びのコツ
マニュアルは「完璧」を目指すと止まります。
おすすめは「すぐ使える形」でスタートすることです。
・まずは“たまにやる作業”から（年1回・月1回のもの）
・手順は箇条書きでOK（3分で読める量）
・画面キャプチャや写真を1～3枚入れる（迷いが激減します）
・うまくいった直後に更新する（記憶が新しいうちが一番早い）
また、作成ツールもいろいろあります。
「業務マニュアル 作成ツール」で検索すると多くのサービスが出てきますが、選ぶ基準はシンプルです。
・検索しやすいか（後で見つからないと意味がない）
・更新しやすいか（面倒だと放置される）
・共有と権限設定ができるか
・スマホでも見られるか（現場ほど効きます）
高機能かどうかより、「社内でちゃんと続くか」。
ここを最優先にすると失敗しにくいです。
業務マニュアルは、作業効率化だけでなく、成功パターンを再現し、成果を積み上げるための“仕組み”です。
「思い出す時間」を減らして、前に進む仕事に時間を使っていきましょう。
